企業組織一旦受困於任務逆轉,責任就會跳回管理者的背上,而不是待在理應完成任務執行的部屬身上,許多管理者面臨著工作計畫顛滯不前,組織目標難於達成的問題,到頭來左支右絀,顧此失彼出現以下問題:
‧辦公桌上的文件堆積如山,持續爆滿的電子郵件與語音信箱。
‧等待上司裁示與採取行動的挫折員工。
‧工作分配無效時,懷疑自己所用非人的沮喪上司。
‧工作進度延遲,沒有時間與家人相處,喪失個人生活。
‧無法說「不」。
因此為了避免無效授權,管理失靈,管理者應該將精力放在任務指派、分配與掌控計畫的活動上。比爾翁肯(Bill Oncken)曾發明一個有趣的理論─「背上的猴子」。他所謂的「猴子」,是指「下一個動作」。企業的成功取決於猴子的健康,因此必須定期為牠們做檢查,維持牠們的身體健康。
檢查猴子的目的有二:一是發現員工正在做正確的事,進而稱讚他們;組織裡的每一份子必須具備一致性,否則企業的團隊結構便會瓦解。五類部屬及因應如下 (最好5,其次4),絕對要禁止第1、2類:
1)等候指示型:請記住:要培養一個人的責任感,唯一的方法是給予他們責任。
2)詢問有何工作可給分配型:當你的部屬有問題找你時,他們大部分的目的不在於尋求解決方案。他們要的是一個能解決問題的人。心理學家告訴我們,當你無事可做,你會覺得很沮喪。他們用「我們」來開頭,輕而易舉地讓你進入這種思考模式,認為這是大家共同的問題。因應方法為飼猴要訣(3):工作過量不會比覺得挫折要他的命。
3)提出建議,然後再作有關行動者:工作時,我們許多的部屬都會發出很多訊息與報告,讓當管理者被時間追著跑。經理人的處理第一是給予建議,然後行動。當員工犯下承擔不起的錯誤的可能性相當高時,希望有機會否決他們的行動計劃,這是一種保護措施,但卻得犧牲經理人的時間及員工的自由空間。
第二是行動,然後給予建議。確信員工可以自行完善料理猴子,先行動後再來報告,這讓員工有很大的運作空間,也省下經理人的監督時間,但風險也較大。
4)行動派,但會提出意見一次 :組織會希望任何職位的人都具備創意,否則企業將因無法適應環境而不能生存。
5)單獨行動,定時會報型:教練的目的在培養部屬自力更生的本事,自力更生是每個人經過自制、耐性與堅持,才能獲得的後天特質。
檢查猴子的第二個目的是發掘問題,並在問題形成危機之前採取校正行動。 檢查要訣: (1)猴子一定要被餵飼,確認不會活活餓死。企業應以活動為導向,沒有因就沒有果,沒有活動,也不會有結果。身為經理人,要確認每一隻猴子(活動)能讓員工去好好餵養,他們能真正地負責自己的工作。
(2)猴子的數量要保持在經理的控制能力內。管理者的貢獻來自於他們的判斷與影響力,而非他們投入的個人時間與埋頭苦幹。管理者對不該存活的猴子,就狠心把牠殺了吧!
(3 )只在員工才應該餵飼猴子,猴子餵不飽是部屬的責任。你也有足夠的時間去做規劃、協調、創新等重要工作,讓整個單位持續良好的運作。
(4)與員工溝通時,要面對面或透過電話對話。你的部屬會尊重你所要檢查的部份。一般管理者在徹底分析與界定問題之前,便遽下解決方案。在管理上,百分之九十九的問題解答就在問題的分析與定義中。對猴子做描述、把下一步驟說清楚,能提高員工的工作意願,讓他們跨出最具關鍵性的一步。同時,「服從」是管理與被管理者關係裡頭一個相當重要的因素:沒有這套規則,你就失去了一個重要的依據。
(5)要定下每隻猴子再次餵飼的時間。猴子生病了,不是由於缺乏照料、營養不良,就是因為照料不當。有時候員工不想讓經理人知道,因為他們大都想自行解決問題,經理人應該與員工建立默契,如果經理人發現猴子生病,就應該把下一次檢查的時間提早到猴子身體狀況所能允許的時間。